خبرنگاران و عکاسان ورزشی که می خواهند در جشنواره بین المللی ایپس شرکت کنند، تا 4 نوامبر، مقارن با 13 آبان، فرصت دارند که آثار خود را به دبیرخانه جشنواره بین المللی ایپس ارسال کنند.
کمتر از یک ماه از مهلت تعیین شده برای حضور در جشنواره ایپس باقی مانده و در این زمان کوتاه لازم است که برخی موارد مرور شود؛ از جمله اینکه هر فرد می‌تواند دو اثر را در این رقابت شرکت دهد. این دو اثر می تواند هر دو در یک بخش باشد یا اینکه دو اثر در دو بخش متفاوت باشند. برای مثال یک نفر ممکن است بخواهد یک اثر را در بخش عکس و اثر دیگرش را در بخش ویدیو بفرستد که با توجه به قوانین این جشنواره، منعی برای این کار ندارد.
آثاری باید ارسال شوند که از دهم نوامبر 2020 تا 4 نوامبر 2021 منتشر شده اند و آثاری که خارج از این محدوده زمانی منتشر شده اند، قابل قبول نیستند.
مسوولان برگزاری جشنواره، 8 بخش را در نظر گرفته اند که مکتوب، عکس، ویدیو و صدا بخش های اصلی هستند. در مکتوب آثار در دو بخش مقاله و پرونده بررسی می شود. در عکس آثار در دو بخش گزارش تصویری و تک عکس بررسی می شود. در ویدیو آثار در بخش های مستند، داستان کوتاه و گزارش شخص از ورزشکاران به داوری گذاشته می شود و برای بخش صدا هم که محدودیتی وجود ندارد.
یک بخش هم برای گزارشگران جوان زیر 30 سال در نظر گرفته شده که خبرنگاران و عکاسان جوان علاوه بر حضور در بخش های دیگر می توانند در این بخش ویژه هم حضور داشته باشند.
افرادی که می خواهند در این جشنواره شرکت کنند، می توانند روی این سایت www.aipsawards.com پروفایل شخصی خود را بسازند و آثارشان را ارسال کنند.